Бюро пропусков предприятия организуется на базе программного обеспечения "Учет пропусков" с ограниченной лицензией (работа АРМ только с гостевыми картами). Программное обеспечение предназначено для организации автоматизированного рабочего места (АРМ) «Бюро пропусков», служащего для внесения в базу данных предприятия информации о посетителе охраняемого объекта, выдаче посетителю индивидуального кодоносителя (карты) для обеспечения регламентированного доступа на охраняемый объект, отслеживания перемещения посетителя по объекту, контроля выхода посетителя и возврата им кодоносителя. АРМ устанавливается в бюро пропусков предприятия и предназначено для эксплуатации в составе интегрированного комплекса «КОДОС» совместно с модулем СКУД «КОДОС».

В состав АРМ «Бюро пропусков» входят следующие элементы:

• Компьютер АРМ.
• Устройство для фотографирования документов или посетителей (сканер, цифровой фотоаппарат, видеокамера).
• Считыватель с комплектом кодоносителей (карт).
• Принтер (не обязательно).

Персональный компьютер (ПК) АРМ по локальной сети подключается к серверу интегрированной системы «КОДОС». Рекомендуется создавать АРМ на базе IBM-совместимого персонального компьютера средней конфигурации. Для подключения видеокамеры в компьютере должна быть установлена плата видеозахвата.

В состав устройства для фотографирования документов или посетителей могут входить: сканер, цифровой фотоаппарат, видеокамера, являющиеся основным элементом устройства, и место для размещения документа, удостоверяющего личность посетителя. Видеокамера подключается к ПК АРМ через плату видеоввода. Видеокамера выбирается, исходя из требуемого качества снимка. В программу включены компоненты для непосредственного управления сканером (интерфейс TWAIN) и цифровыми фотоаппаратами Canon.

Считыватель предназначен для определения кода карты, выдаваемой посетителю. Тип считывателя определяется типом карт (HID ProxCard II, PHILIPS MIFARE, Ангстрем, EM-Marin и др.), используемых в системе контроля и управления доступом. В зависимости от выбранного типа кодоносителей следует подобрать один из считывателей серии «КОДОС RDxxxxUSB». Считыватель подключается к USB-порту компьютера АРМ.

Для работы с базой данных на компьютере АРМ должна быть инсталлирована клиентская часть сетевой системы управления базами данных (СУБД): FireBird, MS SQL , либо Oracle.

Принципы работы:

Коды гостевых карт, которые предполагается выдавать посетителям, должны быть зафиксированы в базе данных системы контроля и управления доступом.

Запустив программный модуль «Бюро пропусков», оператор (сотрудник бюро пропусков предприятия) подтверждает свои права доступа к работе с АРМ, вводя имя пользователя и пароль. При этом становятся доступными экранные формы, позволяющие оператору работать с базой данных системы.
Для выдачи карты доступа посетителю оператор вводит текстовую информацию о посетителе (фамилию, имя, место работы, к кому направляется и т.п.), которая будет занесена в базу данных, а также фотографирует документ, удостоверяющий личность посетителя.
Когда оператор положит карту (кодоноситель) на считыватель, система автоматически определит ее номер по коду, который ранее был занесен в базу данных.
Подготовив таким образом всю необходимую информацию, оператор подает команду занести ее в базу данных и выдает карту посетителю. Доступ на охраняемый объект теперь для него открыт. Факт выдачи этой карты данному посетителю данным оператором фиксируется в архиве событий.

В системе предусмотрены два варианта выдачи пропусков посетителям - по инициативе оператора, либо по заявке.

В первом варианте оператор бюро пропусков самостоятельно принимает решение о выдаче пропуска посетителю на основании письменного или усного указания соответсвующего должностного лица. Способ получения указания заносится в форму выдачи пропуска.

Во втором варианте оператор бюро пропусков может выдать карту посетителю только в том случае, если в системе зарегистрирована соответсвующая заявка. Заявки заносятся в систему посредством бесплатного программного модуля "АРМ "Заявка", входящего в состав программного продукта "Учет пропусков".

В системе предусмотрена возможность визирования заявок на доступ посетителей сотрудником службы безопасности предприятия. При активации этой функции сотрудник СБ проверяет заявки и подтверждает или отклоняет их. Сотруднику бюро пропусков доступны только те заявки, которые подтверждены сотрудником СБ.